Datenschutzerklärung Gymnasium Netphen

Ergänzung HPI – Schul-Cloud

Stand:03.04.2020

Liebe Nutzerinnen und Nutzer, liebe Erziehungsberechtigte,

die Nutzung von internetbasierten Lernplattformen ist mittlerweile eine verbreitete Form modernen Unterrichtsgeschehens. In virtuellen Klassenräumen können zum Beispiel Arbeitsmaterialien und Aufgaben für die Schüler*innen von der Lehrkraft bereitgestellt werden, die dann in der Schule und zu Hause selbstständig bearbeitet werden. Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Dich / Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der HPI Schul-Cloud. Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Hierunter fallen vor allem Angaben, die

Rückschlüsse auf Deine / Ihre Identität ermöglichen, beispielsweise Dein / Ihr Name, Deine / Ihre Telefonnummer, Deine / Ihre Anschrift oder E-Mail-Adresse. Statistische Daten, die wir beispielsweise bei einem Besuch unserer Website erheben und die nicht mit Deiner / Ihrer Person in Verbindung gebracht werden können, fallen nicht unter den Begriff des personenbezogenen Datums.

Verantwortliche Schule

Ansprechpartner und sogenannter Verantwortlicher für die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten / der personenbezogenen Daten Ihres Kindes bei Besuch dieser Website im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Schulleitung Eckhard Göbel

für das

Gymnasium Netphen

Haardtstraße 35

57250 Netphen

Telefon:    +49 (0) 2738 6968-0

Fax:         +49 (0) 2738 6968-12

E-Mail:      goebel@gymnasium-netphen.de

 

Für alle Fragen zum Thema Datenschutz in Zusammenhang mit der Nutzung der HPI Schul-Cloud durch unsere Schule kannst Du / können Sie sich jederzeit auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Dieser ist unter obiger postalischer Adresse sowie unter der zuvor angegeben E-Mail-Adresse (Stichwort: „z. Hd. Datenschutzbeauftragter“) erreichbar.


Datenverarbeitung in der HPI Schul-Cloud

Wir erheben Daten grundsätzlich auf Basis Deiner / Ihrer Einwilligung.

Die Einwilligung ist freiwillig, das heißt, wenn Du Deine / Sie Ihre Einwilligung nicht erteilst / erteilen, sind damit keine Nachteile im Unterricht für Dich / Ihr Kind verbunden. In diesem Fall erhältst Du / erhält Ihr Kind auf Basis der schulgesetzlichen Bestimmungen dennoch Zugang zur HPI Schul-Cloud, wobei der Umfang der verarbeiteten personenbezogenen Daten auf ein Minimum reduziert wird.

Die Einwilligung kann jederzeit von Dir / Ihnen widerrufen werden. Durch einen Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Im Fall des Widerrufs löschen wir die auf Basis der Einwilligung gespeicherten personenbezogenen Daten unverzüglich, es sei denn, es besteht ein gesetzlicher Grund zur Aufbewahrung oder Du willst / Sie wollen vorher noch auf die gespeicherten Daten zugreifen. Bei Schülern unter 16 Jahren muss die Einwilligung durch einen erziehungsberechtigten Elternteil abgegeben werden. Nach Vollendung des 16. Lebensjahrs wird der oder die Schüler*in dann nach der eigenen Einwilligung gefragt.


REGISTRIERUNG UND ERHEBUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Die Registrierung erfolgt grundsätzlich in elektronischer Form.

Die Erhebung personenbezogener Daten ist auf ein notwendiges Minimum beschränkt. Zur Registrierung in der HPI Schul-Cloud sind folgende Angaben erforderlich:

  • Vor- und Nachname
  • Email-Adresse
  • Geburtsdatum
  • Passwort (gehasht)

Diese Angaben werden gespeichert, damit Du / Sie (bzw. Ihr Kind) mit Deiner / Ihrer (bzw. seiner) E-Mail-Adresse und dem von Dir / Ihnen (bzw. Ihrem Kind) selbst gewählten Passwort Zugriff auf die HPI Schul-Cloud erhalten.


Nutzung der Schul-Cloud

Darüber hinaus werden bei der Nutzung der HPI Schul-Cloud folgende Daten erfasst:

  • Nutzername und Nutzerkennung
  • Angaben zur Einwilligung des Nutzers bzw. des Erziehungsberechtigten;
  • Schuldaten (Schul-Kennung, Name, Anschrift, Bundesland);
  • Kursdaten (Kurs-Kennung, Kursgruppe, Beschreibung, Daten, Termine);
  • Von den Nutzern in den Bereich “Meine Dateien” hochgeladene Dateien (Inhaltsdaten und Metadaten, z.B. Dateiname, Dateipfad, Dateigröße);
  • Aufgabendaten (Aufgaben-Kennung, Kommentare; Bearbeitungsstand in %; Teammitglieder);
  • Supportanfragen (Betreff, Nachricht);
  • Nutzungsdaten (gekürzte IP-Adressen, Klicks, Zeitstempel); Über die Chatfunktion ausgetauschte Inhalts- und Metadaten.

 

VERARBEITUNGSZWECKE

Die Verarbeitung der Daten erfolgt, um die Nutzung der HPI Schul-Cloud als

Lernplattform zu ermöglichen, d.h. die Bereitstellung von Lernsoftware als Web-Plattform einschließlich der Schaffung von Schnittstellen zu Schulportalen, webbasierten Diensten und Inhalten.

Im Einzelnen werden die Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Bereitstellung einer cloud-basierten Lernplattform, in der sich Nutzer von diversen Endgeräten aus anmelden können;
  • Abruf von geeigneten Lerninhalten über den sog. Lernstore;
  • Schaffung eines virtuellen Klassenzimmers, über das Lerninhalte vermittelt, Aufgaben verwaltet und die übrigen Zwecke der Schul-Cloud gebündelt werden;
  • Kalender- und Erinnerungsfunktion;
  • Dateimanagement;
  • Bereitstellung von Kollaborations-Tools (z.B. Team-Arbeit mit anderen Schulen);
  • Anzeige von Lernständen;
  • Unterstützung der Schüler bei der Nutzung interaktiver Materialen durch die Lehrenden;
  • Bearbeitung von Supportanfragen;
  • Softwareentwicklung anonymer Nutzerdaten (zur Vermeidung von Risiken für die Nutzer und zur Verbesserung der Funktionalitäten der Cloud; auf Grundlage anonymisierter Daten);
  • Bereitstellung von Kollaborations-Tools (Chatfunktion, Team-Arbeit innerhalb der Schule sowie mit anderen Schulen und/oder externen Experten).

Die HPI Schul-Cloud dient der Vermittlung und Verwaltung von Lerninhalten sowie der Unterstützung des Bildungs- und Erziehungsauftrags der Schulen. Die Schul-Cloud soll ausdrücklich nicht für die schul-interne Verwaltung von Schülerdaten für andere Zwecke dienen. In der HPI Schul-Cloud sind daher insbesondere keine Funktionen zur Notenerfassung, Schülerbewertung oder Anwesenheitskontrolle vorgesehen. Die HPI Schul-Cloud stellt auch kein digitales Klassenbuch dar.


CHATFUNKTION

Innerhalb eines Teams kann zusätzlich zum Dateiaustausch, Gruppenterminen und

Gruppennews ein Chat hinzufügt werden. Somit wird das Versenden teamweiter Nachrichten, insofern der Admin der Schule die Nutzung der Chatfunktion grundsätzlich freigeschaltet hat, ermöglicht.

Im Rahmen der HPI Schul-Cloud ist ein Chat integriert, der innerhalb der Funktion

Teams teamweite Nachrichten erlaubt. Eingesetzt wird dafür die Open Source Software „Rocketchat“,[1] die durch das HPI individuell angepasst wird und durch das HPI selbst betrieben und administriert wird.


HELPDESK

Über den Hilfebereich der HPI Schul-Cloud (symbolisiert durch das Fragezeichen) hast Du / haben Sie die Möglichkeit, über ein Kontaktformular mit den von der Schule benannten Schul-Administratoren in Kontakt zu treten. In den

vorgegebenen Feldern hast Du / haben Sie die Möglichkeit, das Problem, den Ist-Zustand und den Soll-Zustand zu beschreiben und eine von mehreren vorgegebenen Kategorien zu wählen. Zusätzlich wird eine Nutzerkennung übertragen, damit eine Zuordnung zu Deinem / Ihrem Konto möglich ist. Den Schul-Administratoren werden auch der in Deinem / Ihrem Nutzerkonto hinterlegte Vor- und Nachname angezeigt, jedoch keine darüber hinausgehenden personenbezogenen Daten. Die Schul-Administratoren werden versuchen, das Problem zu lösen oder dies an die Administratoren des HPI weiterleiten, denen ebenfalls nur die zuvor genannten Daten angezeigt werden. Die Antwort auf Deine / Ihre Supportanfrage wird systemseitig an die im Nutzerkonto hinterlegte E-Mail-Adresse versendet.

Die bei der Verwendung des Kontaktformulars von uns erhobenen Daten werden nach vollständiger Bearbeitung Deiner / Ihrer Anfrage automatisch gelöscht, es sei denn, wir benötigen Deine / Ihre Anfrage noch zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten (vgl. Abschnitt „Speicherdauer“).


Empfänger

Die personenbezogenen Daten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet.

Die erfassten Daten werden an das HPI als Dienstleister übermittelt. Das HPI ist durch einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO zur weisungsgebundenen Verarbeitung im

Auftrag verpflichtet. Sofern wir Daten an unsere Dienstleister weitergeben, dürfen diese die Daten ausschließlich zur Erfüllung ihrer Aufgaben verwenden. Die Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt. Sie sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden, verfügen über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen und werden von uns regelmäßig kontrolliert.

Das HPI setzt zum Hosting, zur Sicherung der Cloud in Back-Ups, zur Speicherung von nutzergeneriertem Content („Meine Dateien“; „Dateien zu Klassen und Kursen“ und „Abgaben von Hausaufgaben“) sowie für die Einbindung von Lerninhalten Subunternehmer ein, an die nur im erforderlichen Umfang personenbezogene Daten übertragen werden. Das HPI verpflichtet seine Subunternehmer vertraglich zur Gewährleistung eines Schutzniveaus, das dem zwischen der Schule und dem HPI vereinbarten entspricht. Eine aktuelle Liste der Subunternehmer kann auf folgender Website eingesehen werden: https://schul-cloud.org/datenschutz.


Speicherdauer

Grundsätzlich speichern wir personenbezogene Daten in der Schul-Cloud nur solange, wie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich, zu denen wir die Daten erhoben haben. Danach löschen wir die Daten unverzüglich, es sei denn, wir benötigen die Daten noch wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Das HPI berichtigt, löscht oder schränkt die Verarbeitung der vertragsgegenständlichen Daten nur nach dokumentierter Weisung der jeweils verantwortlichen Schule ein. Die Löschung von Daten auf eine Anfrage des Betroffenen hin erfolgt ebenfalls nur in Abstimmung mit den verantwortlichen Schulen. Während der Vertragslaufzeit haben zudem die Nutzer jederzeit die Möglichkeit, auf die von ihnen in der HPI Schul-Cloud gespeicherten Dateien und Ordner zuzugreifen und diese zu löschen. Die Löschung von Schüler-Accounts ist durch die Schul-Administratoren möglich.

Das HPI verpflichtet sich im Auftragsverarbeitungsvertrag gegenüber den Schulen, die Daten noch 90 Tage nach Beendigung des Auftragsverarbeitungsvertrags mit den Schulen aufzubewahren, damit die Nutzer der HPI Schul-Cloud ihre Daten herunterladen können. Nach Ablauf der 90-tägigen Aufbewahrungsfirst wird das HPI alle Nutzerkonten der Auftraggeberin sperren und alle personenbezogenen Daten innerhalb von weiteren 90 Tagen löschen oder zurückgeben, sofern der Löschung dieser Daten keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Auftragsverarbeiters oder sonstige Rechtsgründe entgegenstehen. Die datenschutzgerechte Löschung ist zu dokumentieren und gegenüber dem Verantwortlichen auf Anforderung zu bestätigen.


Deine / Ihre Rechte

Dir / Ihnen steht jederzeit das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung Deiner /

Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu. Wir werden Dir / Ihnen in diesem

Zusammenhang die Datenverarbeitung erläutern und eine Übersicht der über Deine

/ Ihre Person gespeicherten Daten zur Verfügung stellen. Falls bei uns gespeicherte Daten falsch oder nicht mehr aktuell sein sollten, hast Du / haben Sie das Recht, diese Daten berichtigen zu lassen. Du kannst / Sie können außerdem die Löschung Deiner / Ihrer Daten verlangen. Sollte die Löschung aufgrund anderer

Rechtsvorschriften ausnahmsweise nicht möglich sein, werden die Daten gesperrt, so dass sie nur noch für diesen gesetzlichen Zweck verfügbar sind. Du kannst / Sie können die Verarbeitung Deiner / Ihrer personenbezogenen Daten außerdem einschränken lassen, wenn z.B. die Richtigkeit der Daten von Deiner / Ihrer Seite angezweifelt wird. Dir / Ihnen steht auch das Recht auf Datenübertragbarkeit zu, d.h. dass wir Dir / Ihnen auf Wunsch eine digitale Kopie der von Dir / Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zukommen lassen.

Um Deine / Ihre hier beschriebenen Rechte geltend zu machen, kannst Du / können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten wenden. Dies gilt auch, sofern Du / Sie Kopien von Garantien zum Nachweis eines angemessenen Datenschutzniveaus erhalten möchtest / möchten.

 

Du hast / Sie haben das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Soweit wir Deine / Ihre Daten auf Grundlage der Wahrung einer Aufgabe verarbeiten, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, hast Du / haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Deiner / Ihrer Daten einzulegen aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchtest Du / Möchten Sie von Deinem / Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.

Du hast / Sie haben schließlich das Recht, sich bei der für uns zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Du kannst / Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Deines / Ihres Aufenthaltsorts, Deines / Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Netphen ist die zuständige Aufsichtsbehörde die/der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen in Düsseldorf [https://www.ldi.nrw.de].


Änderungen der Datenschutzerklärung

Gelegentlich aktualisieren wir diese Datenschutzerklärung, beispielsweise wenn sich die von uns genutzten Funktionen in der HPI Schul-Cloud anpassen oder sich die gesetzlichen oder behördlichen Vorgaben ändern.